Cómo elaborar un buen presupuesto desde el gabinete audiológico

Cómo elaborar un buen presupuesto desde el gabinete audiológico

Cómo elaborar un buen presupuesto desde el gabinete audiológico
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La palabra presupuesto, está formada del prefijo “pre” (antes) y la palabra “supuesto”, del latín suppositus, que vendría a significar “algo que se entiende debajo de un hecho”. Así una definición más coloquial, podría ser “el supuesto previsto con antelación”.

No se ha dicho nada nuevo, todos saben lo que es un presupuesto y seguramente alguna vez en la vida, habrán elaborado uno, otra tema es su posterior seguimiento y análisis.

Con este articulo, se pretende llegar a la reflexión sobre algunos puntos importantes, más prácticos que teóricos, sobre la “vida” de un presupuesto.

Elaboración del presupuesto

Antes de nada, debemos definir dos conceptos o fases importantes en la elaboración del presupuesto, muy diferentes pero que en muchas ocasiones se confunden: planificación y presupuestación.

La planificación, es la fase en la que se establecen y definen los objetivos de la empresa a medio y largo plazo. En organizaciones grandes, el objetivo único, es el beneficio y el aumento año tras año de este. En organizaciones más pequeñas e incluso unipersonales, como un gabinete audiológico, se deben establecer las premisas y metas personales de la persona que dirige dicha empresa.

La segunda fase sería la presupuestación, es decir, la valoración financiera de la planificación. Ésta  debe contener  los ingresos/gastos o cobros/pagos (según el tipo de presupuesto) que forman parte de la actividad de la empresa para el periodo considerado.

Se deben establecer una serie de reuniones periódicas, con cada uno de los distintos responsables de los departamentos o centros de valor de la organización, para poner en común los objetivos establecidos en la planificación y su presupuestación por cada uno de ellos.

En el estado actual de crisis globalizada será importante tener en mente posibles escenarios futuros más críticos. No se debe olvidar una posible tercera recesión, se deberá al menos estar alerta y, en la medida de lo posible, en condiciones de minimizar los efectos negativos que puedan producirse.

Análisis de desviaciones

El análisis de desviaciones permite tomar a tiempo las medidas correctoras necesarias para reconducir la situación hacia los objetivos establecidos en la fase de planificación.

Durante el periodo de realización del presupuesto, debemos elaborar tres tipos de presupuesto:

  1. Presupuesto inicial, de carácter estático y elaborado en la fase de planificación y presupuestación.
  2. Presupuesto real, de carácter dinámico y con datos reales obtenidos de los estados financieros de la organización.
  3. Presupuesto revisado. de carácter dinámico y elaborado en las reuniones periódicas.

A continuación, se detallará los factores que producen desviaciones, en dos de los departamentos de mayor peso en un presupuesto de ingresos/gastos: Producción y Ventas.

Los factores que producen desviaciones en el Departamento de Producción son los siguientes:

  1. Precio materias primas
  2. Fluctuaciones en el mercado de materias primas por factores de la propia coyuntura tanto a nivel nacional como internacional: nuevos marcos regulatorios, conflictos bélicos, etc.
  3. Variaciones calidad materias primas
  4. Gestión departamento de compras
  5. Variaciones en el mercado laboral: nuevos convenios, absentismo laboral, realización de horas extra, cambios en la plantilla
  6. Mayor consumo de materias primas debido al mal funcionamiento de los equipos productivos o de la mano de obra.

Los factores que producen desviaciones en el Departamento de Ventas son los siguientes:

  1. Cambios en el precio de venta
  2. Cambios en el volumen de ventas

También es importante tener en cuenta otras desviaciones como las desviaciones en cantidad, relacionadas con el rendimiento del departamento de producción yo la rotura de stocks, y  las desviaciones en precios, que se producen en la interrelación de la empresa con los mercados.

Toma de decisiones

El análisis de las desviaciones es el proceso que explica y establece las causas del incumplimiento de los objetivos establecidos en la planificación.

Las diferencias pueden ser:

  1. De signo positivo: desviaciones favorables, los costes reales son menores a los presupuestados o los ingresos reales son mayores a los previsto.
  2. De signo negativo: desviaciones desfavorables, los costes reales son mayores a los presupuestados o los ingresos reales son menores a los previstos.

En este punto tenemos que tener en cuenta que no siempre una variación de signo positivo justifica una buena gestión.

 

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